Özlük Dosyasında Adli Sicil Kaydının Saklanmasına İlişkin KVKK Kararı

İstihdamda çalışan hakkında özlük dosyası tutulmakta ve bu dosyada mevzuat gereği bazı bilgi ve belgelerin belirli sürelerde muhafaza edilmesi gerekmektedir. Bu belgelerden biri olan adli sicil kaydı, esasında özel nitelikli kişisel veridir.Zira, kişinin ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin veri barındırmaktadır.

Çalışanın kendisine ait adli sicil kaydının özlük dosyasından çıkarılmasına ilişkin yapılan bir başvuru üzerine Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından 20.05.2020 tarihli ve 2020/396 numaralı karar (“Karar”) yayımlanmıştır.

I. Giriş

Kurul, ilgili kişinin, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili özel nitelikli kişisel verilerinin özlük dosyasından çıkarılması talebine istinaden kendisine intikal eden bir şikayet üzerine şikayet muhteviyatını incelemiştir.

İlgili kişi tarafından yapılan şikayette, özel nitelikteki kişisel veriler arasında sayılan ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili belgenin memuriyete ilk giriş tarihinde çalıştığı kurum tarafından istendiğini, mahkemenin ilgili cezasında beş yıllık denetim süresinin tamamlandığını buna istinaden cezasının adli sicil kaydından silindiğini, özlük dosyasında yer alan mezkur karar ve ilgili dosyanın kaldırılarak imha edilmesi için veri sorumlusuna başvurduğunu fakat red cevabı aldığını belirterek, özlük dosyasında yer alan mahkeme dosyasının kaldırılmasını talep etmiştir.

II. Veri Sorumlusunun Savunma Yazısı

Kurul tarafından veri sorumlusu kurumdan savunma yazısı talep edilmiş olup, konuyla ilgili cevap yazısı sunulmuştur. İlgili savunma yazısında özetle:

“İlgili kişinin atamasının yapılabilmesi adına resmi prosedür gereği belgelerin istenildiği, ilgili kişinin iş başvuru evrakları arasında yer alan güvenlik araştırması ve arşiv araştırması formunda; hakkınızda verilmiş bulunan mahkumiyethükmü veya halen devam eden ceza davası bulunu bulunmadığı sorusuna olumlu yanıt vermesi neticesinde 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun (“657 sayılı Kanun”) 48. maddesine istinaden ilgili belgelerin talep edildiği, ilgili mahkeme kararının atamaya engel teşkil edip etmediği noktasında incelemeye alınarak neticeten atamanın yapıldığı ve enönemlisi de ilgili verinin özlük dosyasında tutulmasına dayanak teşkil eden mevzuat hükmüne (Kamu personeli genel tebliği D maddesi 5. fıkra hükmü) istinaden yapılan işlemin Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) yürürlüğe girdiği tarihten öncesine dayandığı bildirilmiştir.

III. Karar Özeti

Kurul, Karar’da başvuru sahibinin yasal dayanağının olmadığını ileri sürdüğü güvenlik soruşturmasının esasında 2013 yılına dayandığını ve o tarihte yürürlükte bulunan 4045 sayılı Güvenlik Soruşturması, Bazı Nedenlerle Görevlerine Son Verilen Kamu Personeli ile Kamu Görevine Alınmayanların Haklarının Geri Verilmesine ve 1402 Numaralı Sıkıyönetim Kanununda Değişiklik Yapılmasına İlişkin Kanun’un 1. maddesine istinaden ilgili kişinin çalıştığı işin niteliğinin gizlilik dereceli birim olması hasebiyle hukuka uygun olduğunu değerlendirmiştir.

Diğer yandan 657 sayılı Kanun’a da atıf yapan Kurul, 657 sayılı Kanun’un 48. maddesinde gösterilen şartlar arasında yer alan kamu haklarından mahrum bulunmamanın düzenlendiğini ifade ederek; 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu 53. maddesine istinaden veri sorumlusunun gerçekleştirmiş olduğu işlemin bu doğrulta da hukuka uygun olduğuna karar vermiştir.

İlgili kişi hakkında 657 sayılı Kanun’un koşullarını taşıyıp taşımadığı noktasında talep edilen belgenin her ne kadar adli sicil kaydı niteliği taşımayıp doğrudan mahkemenin ilgili kararının istenilmesi şeklinde olsa da bu durum bizzat ilgili kişinin onayı ile gerçekleştirildiğinden bu noktada da KVKK anlamında herhangi bir ihlalin yaşanmadığı belirtilmiştir.

IV. Sonuç

Kurul, işyerinde tutulan söz konusu adli sicil kaydının özel nitelikteki kişisel veri olduğunu ve ilgili kişinin söz konusu mahkeme kararlarının özlük dosyasında yer alması konusunda açık rızasının bulunmadığını, bununla birlikte atamasının gerçekleşmesi adına kendisinin isteği ile ilgili mahkemeden istenerek dosyasına sunulduğunu, KVKK anlamında söz konusu kişisel verinin işlenmesine ilişkin kanunilik unsurunun gerçekleştiğini kanaatine varılarak ve atıf yapılan ilgili mevzuat hükümleri uyarınca sözü edilen mahkeme kararlarının özlük dosyasından çıkarılmasına yer olmadığı kararı verilmiştir.

Oğuz Kara (kara@oguzkara.av.tr)

Serhat Timur